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Fehler des Büroalltags auch für Lernende gültig

In einem Newsletter fanden sich diese 12 größten Fehler des Büro-Alltags – diese sind auch in abgewandelter Form für die meisten Lernenden anwendbar, denn Lernen ist Arbeit!

  1. Lange Suchzeiten durch unpassende Ordnungskriterien. Es gibt eine Aktenübersicht, mit der Sie jedes Dokument innerhalb einer (!) Minute wieder finden. Und ein bewährtes System, mit dem Sie nicht nur eingehende Dokumente sofort abarbeiten … Jedes Dokument und jedes Arbeitsmittel hat ab sofort auch den richtigen Platz im Büro.
  2. Ineffiziente Wiedervorlagen. Es gibt sie wirklich: Das Geheimnis der effizienten Wiedervorlage (und warum kein Dokument dort hineingehört) sowie das Geheimnis der richtigen Terminablage (und warum Sie keinen Pultordner verwenden sollten).
  3. Täglich wachsende Lesestapel. Parken Sie keine Informationen auf Ihrem Lesestapel, sondern selektieren Sie sie mit dem 6-Fragen-Plan sofort aus – ohne etwas Wichtiges zu verpassen. Nutzen Sie außerdem die Strategien und Techniken der Profis, um Ihre Lesegeschwindigkeit um das 4fache zu steigern.
  4. Unstrukturierte PC-Ablage. Stimmen Sie Papier- und Dateiablage optimal aufeinander ab, indem Sie Verzeichnisse, Aliasse und Verknüpfungen richtig in Ihrem PC anlegen.
  5. Unpassender Arbeitsstil. Arbeiten Sie meist nach dem Prinzip „Eins nach dem anderen“? Oder können Sie vielleicht unter Druck am besten arbeiten? Arbeiten Sie abends besser als morgens? Es gibt eine Methode, mit der Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil finden, effizienter werden und Ihre Produktivität optimal ausschöpfen.
  6. Überlaufendes To-do-Körbchen. Kennen Sie den Trick mit dem „Super-Buch“? Sie können es für wenig Geld bei jedem Büroartikelhändler kaufen. Doch es kommt auf das Formular an, das Sie auf jeder Seite einheften oder aufmalen sollten. Mit dieser Vorlage schaffen Sie es ein für alle Mal, die lästigen Papierstapel in Ihrem Büro abzubauen und die Arbeitsträgheit zu beenden. Verblüffend einfach!
  7. Aufschieberitis. Leiden Sie eventuell daran? Dann besteht die Gefahr, dass Sie bei längeren, schwierigen Projekten immer wieder in Zeitnot geraten. Es gibt jedoch eine Planungsmethode, mit der Sie es garantiert schaffen, diese Projekte rechtzeitig anzugehen und schon vor dem Endtermin fertig zu stellen.
  8. Ständig wiederkehrende Büro-Aufräum-Aktionen. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Büro einmal richtig aufräumen mit der Winston-Technik: wie Sie Ihre Regale, Schrank- und Schubladenfächer und Ihren Schreibtisch endlich von lästigen Papierstapeln befreien. Wie Sie die Ordnung dauerhaft halten können, zeigt Ihnen die WO-WAS-WIE-Struktur.
  9. Unklare Lebens- und Karriereziele. Gibt es auch bei Ihnen noch Träume und Wünsche, die Sie gern realisieren würden? Professor Dr. Lothar J. Seiwert kann Ihnen zeigen, wie Sie sich in 3 Stufen klare Ziele vorgeben und diese Schritt für Schritt erreichen.
  10. Ineffiziente Endlos-Besprechungen. Wie können Sie Besprechungen verkürzen und trotzdem die Ergebnisse verbessern? Durch eine optimale Vorbereitung und Durchführung. Alles, was Sie dazu brauchen ist ein spezielles Formular.
  11. Langwieriges Suchen nach Lösungen. In kürzester Zeit mehr Ideen produzieren oder neue Lösungsansätze finden? Mit der richtigen Kreativitätstechnik Brainstorming funktioniert das wirklich – wenn Sie es richtig anfangen!
  12. Mäßiges Kontaktmanagement. Schneller neue Kunden gewinnen, schneller an einen neuen Job kommen, schneller Hilfe in kritischen Situationen finden. Möglich macht das alles das berühmte „Vitamin B“. Mit dieser Methode sichern Sie sich die optimale Dosis „Vitamin B“.

Die Lösungen finden sich in dem im Newsletter empfohlenen Buch von Lothar Seiwert – allerdings kann man auch durch systematisches Nachdenken und das Studium der Lerntechnikseiten einige dieser Probleme in Eigenregie angehen.

Wie schafft man Ordnung am Schreibtisch?

Ein aufgeräumter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck auf BesucherInnen, sondern er spart vor allem eine Menge Zeit. Außerdem schafft ein aufgeräumter Schreibtisch auch Freiraum im Kopf und ist damit eine Voraussetzung für Kreativität, denn wer alles griffbereit und eine Ablage mit System hat, muss nicht lange suchen. Auch liefert ein aufgeräumter Schreibtisch am Ende eines Arbeitstages oder einer Woche das Gefühl, etwas erreicht zu haben“, denn setzt man sich am nächsten Tag oder am Montagmorgen in das Chaos der letzten Woche, sinkt die Motivation automatisch. Dabei ist  Unordnung kein Zeichen von Charakterschwäche, denn kreativen Menschen ist ein aufgeräumter Schreibtisch oft einfach nicht wichtig, sondern auf ihrem Schreibtisch können Entwürfe, Dokumente und Unterlagen durcheinanderliegen, der Kreative findet sich trotzdem zurecht. Der erst Schritt, um etwas zu ändern, ist es, den Schreibtisch leerzuräumen, d. h., man arbeitet sich Stück für Stück bis zur Tischplatte vor und trägt wie ein Archäologe Schicht um Schicht ab. Ordnung ist aber nicht ein leerer Schreibtisch, sondern Ordnung funktioniert nur, wenn die persönlichen Vorstellungen dabei berücksichtigt werden. Die Expertin Siglinde Sonnenholzer nennt folgende Punkte, um seinen Schreibtisch besser zu organisieren:

  • Den Schreibtisch komplett leerräumen und beim Abräumen bereits grob vorsortieren: wegwerfen, erledigen, delegieren, ablegen, Hilfsmittel beschaffen usw.
  • Auf dem Schreibtisch Themeninseln schaffen: Telefon-Stift-Block, Hefter-Locher-Brieföffner usw.
  • Einen Posteingangskorb anschaffen, in dem man alles hineinlegt, was man bearbeiten möchte.
  • Auf den Schreibtisch gehören maximal drei laufende Projekte, während alles andere griffbereit in einem Regal liegen sollte.
  • In jedem Fall sollte man hohe Stapel vermeiden.
  • Jeden Tag Zeit nehmen für den Posteingang: „Was ich in wenigen Minuten erledigen kann, mache ich sofort.“
  • Prospekte und Werbung überfliegen, bei Desinteresse sofort wegwerfen.
  • Alle Aufgaben in einem Buchkalender terminisieren und die Unterlagen ablegen, denn dann wird es nicht vergessen und ist trotzdem aufgeräumt.
  • Auf dem Schreibtisch darf auch Raum für persönliche Dinge sein.
  • Neben aller Disziplin ist Geduld mit sich selbst wichtig.


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© Werner Stangl Linz 2017